Ruduo organizacijose dažnai yra refleksijos ir ateinančių metų planavimo laikotarpis. Vidiniams mokymų specialistams tai laikas, kai reikia atidžiai įvertinti praėjusių metų mokymų investicijas ir nuspręsti, kaip geriausiai išnaudoti turimus išteklius kitais metais. Dažnai kyla įvairūs klausimai: kaip išsiaiškinti mokymų poreikį, kokias investicijas į darbuotojų mokymus planuoja kiti rinkos dalyviai, kokios yra kitų organizacijų biudžeto formavimo praktikos? Šiame straipsnyje bandysime atsakyti į kylančius klausimus, kad mokymų biudžetas organizacijoms būtų ne kliūtis, o galimybė.
Kuo organizacijai naudingas mokymų biudžetas?
Kaip ir kiekvienas planas, mokymų biudžetas padeda tikslingai nukreipti mokymosi veiklas. Geras planas padeda numatyti uždavinius, kuriuos turime įgyvendinti, siekdami tikslo. Taip pat planas mums padeda nenukrypti nuo kurso ir jausti atsakomybę už rezultatus. Mokymų biudžetas kiekvienai organizacijai yra reikalingas dėl šių priežasčių:
Mokymų biudžetas leidžia kryptingai planuoti darbuotojų kompetencijų kėlimą ir tokiu būdu prisidėti prie organizacijos veiklos efektyvumo ir augimo.
Mokymų biudžetas prisideda ir prie naujų darbuotojų pritraukimo bei esamų išlaikymo. Kaip žinia, profesinis augimas yra vienas iš svarbiausių motyvuojančių veiksnių. Mokymų biudžetas – tai ženklas darbuotojams apie darbdavio nusiteikimą investuoti į jų profesinį augimą. Tai taip pat yra galimybė išsiskirti iš konkurentų bei būdas suteikti išskirtines ir prasmingas papildomas naudas jūsų darbuotojams.
Mokymų biudžetas: sudarymo būdai
Mokymų biudžeto rengimas – svarbus planavimo žingsnis. Kiekvienoje organizacijoje, priklausomai nuo jos dydžio ir mokymų svarbos, šis procesas vyksta skirtingai. Kai kuriose organizacijose mokymų biudžetas yra sudaromas, remiantis „iš apačios į viršų“ metodu. Tai toks biudžeto sudarymo būdas, kai pradedame nuo individualių poreikių, planuojame konkrečias, privalomas ir pasirenkamąsias mokymų programas, atsižvelgiant į organizacijos strategiją. Planuojant mokymų biudžetą šiuo būdu, svarbu peržvelgti praėjusių metų veiklas ir pasitikrinti, ar nieko nepamiršote.Kitas būdas – „iš viršaus į apačią“, kai bendras sumas bandome paskirstyti struktūriniams padaliniams ar veikloms. Sumos yra nustatomos, atsižvelgiant į šią informaciją:
Geriausia biudžetą sudarinėti, pasitelkiant abu būdus: tiek „iš apačios į viršų“, tiek ir „iš viršaus į apačią“. Mokymų išlaidų poreikį suplanavus tiek „iš viršaus“, tiek „iš apačios“, reikėtų palyginti gautus skaičius ir tarp jų bandyti surasti „aukso vidurį“. Tai leidžia metų pradžioje turėti gana konkretų mokymų veiklų planą bei pasitikrinti, ar į mokymus investuojame proporcingai.
Mokymų biudžetas: tendencijos Lietuvoje
Remiantis mūsų 2023 metų pavasarį atlikto tyrimo duomenimis, didžioji dalis Lietuvoje veikiančių organizacijų mokymų biudžetą sudaro įvertinusios, kiek ir kokių mokymų reikės ateinančiais metais. Antras pagal populiarumą būdas yra nustatyti sumą vienam žmogui ar etatui. Šį metodą taiko 17 % apklaustų organizacijų. Taip pat verta paminėti, kad 10 % tyrimo dalyvių nurodė, kad vadovaujasi ne vienu metodu, o jungia kelis. Pavyzdžiui, įvertina, kiek ir kokių mokymų reikės ateinančiais metais, bei nustato sumą vienam etatui.
Verta kaip gerąją praktiką išskirti vieno tyrimo dalyvio pasisakymą, kad mokymų biudžetas yra pastovi suma, kuri kiekvienais metais yra indeksuota, atsižvelgiant į infliaciją. Toks biudžeto rengimo būdas leidžia atliepti rinkos kainų pokyčius, nesumažinant mokymų poreikių patenkinimo organizacijos viduje.
Investicijų lygis ir išlaidų tipai
Jau anksčiau minėtas tyrimas parodė, kad dažniausiai vieno darbuotojo mokymams Lietuvos įmonės ar organizacijos 2023 metais planavo išleisti iki 200 eurų. Investicijų dydis skiriasi priklausomai nuo sektoriaus ir kapitalo kilmės, tad, norintiems sužinoti daugiau, susipažinti su tyrimo ataskaita galite čia. O kokios tendencijos yra kitose šalyse? Remiantis Training industry report duomenimis , JAV veikiančios įmonės 2022 metais vieno darbuotojo mokymams skyrė 1207 USD. Atotrūkis didelis, tačiau Lietuvos ir JAV verslininkų investicijų į mokymus tiesiogiai lyginti negalime, nes tikėtina, kad skiriasi išlaidų tipai, kurie yra pripažįstami kaip mokymų investicijos.
Mokymų biudžetui priskiriamų išlaidų tipai kiekvienoje organizacijoje gali skirtis, tačiau dažniausi yra šie:
dalyvio mokestis išorinėse konferencijose, seminaruose ir mokymuose;
vidinių mokymų logistikos ir lektorių kaštai;
išlaidos, susijusios su universitetinėmis ar po diplominėmis studijomis;
profesinių sertifikatų, užsienio kalbų mokymai;
ugdomojo vadovavimo išorinių specialistų kaštai;
mentorystės programos išlaidos, vidinių lektorių tinklo aktyvavimo kaštai;
darbuotojų gerovės programų išlaidos;
neretu atveju, ypač jei programoje numatyta ir ugdomoji veikla, komandos formavimo renginiai ar kitos išvažiuojamosios sesijos taip pat įeina į mokymų biudžetą;
e. mokymų kūrimo išlaidos;
Išlaidos, susijusios su darbuotojų kompetencijų vertinimu;
komandiruočių išlaidos, jei mokymai vyksta užsienyje;
vidinių darbuotojų mokymų iniciatyvų finansavimas;
įvairių leidinių ir mokymų bazių prenumeratos;
mokymų funkcijos administraciniai kaštai.
Šis sąrašas dar gali būti papildytas kitomis išlaidomis, susijusiomis su organizacijos vystymo projektais arba darbuotojų įsitraukimo ar 360 tyrimu. Dažnai šios funkcijos yra priskiriamos mokymų funkcijai, bet taip yra ne kiekvienoje organizacijoje. Taip pat šios išlaidos gali būti biudžetuojamos ir ne mokymų biudžeto rėmuose.
Kitos išlaidos, kurios yra susijusios su mokymais, bet tikėtina nėra įtrauktos į mokymų biudžetą:
LMS‘o ar kitų IT įrankių, naudojamų turinio prenumeratai, kūrimo (ar mokymų administravimo ir kūrimo) išlaidos;
vidinių lektorių, vidinių mokymų komandos darbo užmokestis;
darbuotojų atlygis mokymų metu.
Matuojant į darbuotojų ugdymą ir tobulėjimą orientuotas organizacijos investicijas ir komunikuojant apie tai darbuotojams, verta atsižvelgti į visas investicijų rūšis. Labai svarbu matyti tokių išlaidų visumą ir, bendradarbiaujant su kolegomis iš finansų skyriaus, surinkti išsamią informaciją rodiklių skaičiavimui.
7 patarimai, kaip sudaryti mokymų biudžetą
Štai keli patarimai, į kurios verta atsižvelgti, formuojant mokymų biudžetą:
Mokymų biudžetas turi būti sietas su organizacijos strategija
Mokymų biudžetas be konkrečių tikslų yra tiesiog beprasmis. Jis turi būti susijęs su organizacijos strategija. Domėkitės organizacijos strategija ir jos įgyvendinimu. Pakalbėkite su savo organizacijos vadovais. Neklauskite jų apie mokymosi poreikius, klauskite jų apie verslo problemas, kurias jie mato, bei ateinančių metų planus. Ieškokite pasikartojančių problemų, kurios daro įtaką organizacijos rezultatams, ir tų, kurios yra aktualios plačiam darbuotojų ratui. Naudodami šiuos prioretizavimo kriterijus išskirkite pagrindines problemas ir numatykite mokymosi veiklas, kurios padėtų išspręsti šias problemas.
Užtikrinkite proceso efektyvumą ir skaidrumą
Mokymų biudžeto sudarymas turėtų būti traktuojamas kaip procesas. Nėra svarbu, kas valdys šį procesą : finansų ar mokymų funkcija. Svarbu užsitikrinti, kad jis būtų logiškas, nuoseklus, skaidrus bei leistų kokybiškai planuoti mokymosi veiklą. Turi būti nurodyti aiškūs principai, terminai, atsakomybės ir kaip bus pasiektas galutinis rezultatas. Greičiausiai visų mokymosi poreikių, kuriuos surinksite iš organizacijos, nepavyks įtraukti į biudžetą, tad vertėtų apgalvoti ir poreikių prioretizavimo principus. Šie principai turėtų būti vieši, išdiskutuoti ir vienodai taikomi visoje organizacijoje.
Numatykite biudžetą centralizuotai veiklai, tačiau palikite dalį ir struktūrinių padalinių diskrečiam naudojimui
Tikėtina, kad metų eigoje norėsite organizuoti visai organizacijai ar vadovams skirtų mokymų. Viena iš gerųjų praktikų, ypač didelėse organizacijose, yra mokymų biudžetą suskirstyti į centralizuotą ir struktūriniams padaliniams priskirtą mokymų biudžetą. Centralizuotas biudžetas būtų skirtas visoje organizacijoje vykstantiems mokymams ar organizacijos vystymo iniciatyvoms. Likusi dalis būtų priskirta struktūriniams padaliniams ir jie galėtų jį išleist savo nuožiūra.
Pasilyginkite su panašiomis organizacijomis
Sudarant mokymų biudžetą, taip pat svarbu įvertinti, kiek mokymams skiria jūsų konkurentai ar panašią veiklą vykdančios organizacijos. Toks pasilyginimas leis geriau įvertinti, koks mokymų biudžetas yra adekvatus, bei aiškiau komunikuoti apie savo išskirtinumą esamiems ir būsimiems darbuotojams.
Įvertinkite neinvestavimo kaštus
Planuojant mokymų kaštus, naudinga įsivertinti ir neinvestavimo kaštus t. y. kokias sąnaudas organizacija patirs, jei darbuotojams nesuteiks galimybės mokytis. Dažniausi neinvestavimo kaštai yra susiję su padidėjusia darbuotojų kaita, mažesniu produktyvumu, klientų skundais, neatitikimu reguliatorių reikalavimams.
Atsižvelkite į organizacijos finansinius rezultatus, bet tik iki tam tikros ribos
Kai organizacijos finansiniai rodikliai šlubuoja, dažnai yra mažinamas ir mokymų biudžetas. Toks sprendimas yra logiškas, tačiau jį reikėtų priimti atsargiai. Jei mokymai yra jūsų organizacijos augimo variklis, prieš mažinant mokymų biudžetą vertėtu pažvelgti giliau, nes gali būti, kad prastus finansinius rezultatus lemia kompetencijų stoka, žinių spragos ir kiti su mokymais susiję dalykai. Mažinti ir atsisakyti galima tik papildomų, nebūtinų mokymų, bet kritiniai mokymai turi išlikti, o gal net ir sustiprėti.
Sekite organizacijos mokymų išlaidas bei biudžeto panaudojimą
Gerai žinodami, kiek ir kokioms kompetencijos kėlimo veikloms jūsų organizacijoje yra išleidžiami pinigai, galėsite geriau suplanuoti numatomas išlaidas ir poreikį. Nebijokite detalių, klauskite, domėkitės ir bendradarbiaukite su savo kolegomis iš finansų skyriaus, kurie jums gali suteikti daug naudingos informacijos.
Baigiamasis žodis
Mokymų biudžetas ir mokymų funkcijos biudžetas nėra sinonimai. Tose organizacijose, kur mokymai yra pajamas nešanti veikla, galioja kiek kiti principai ir taisyklės, tad paprastumo dėlei šiame straipsnyje kalbėjome apie tokias organizacijas, kuriose mokymai yra traktuojami tik kaip išlaidos.
Svarbus yra ne tik mokymų biudžeto dydis, bet ir tai, kokią naudą ir vertę šios investicijos neša jūsų organizacijai. Partnerystė su vadovais, proceso skaidrumas ir geras planavimas leis biudžeto sudarymo procesą paversti prasminga veikla, kuri suteikia organizacijai aiškumo. Tačiau nepamirškite, kad net ir kruopščiai ir atsakingai paruoštas mokymų biudžetas yra „gyvas“ dokumentas, kuris bėgant laikui turi keistis ir prisitaikyti prie pasikeitusių veiklos sąlygų. Tad lankstumas ir gebėjimas prisiderinti prie besikeičiančių aplinkybių išlieka vienos iš svarbiausių vidinių mokymų specialistų savybių.
Sėkmės ir sklandaus biudžetavimo laikotarpio!
Tekstas parašytas, nesinaudojant chatGPT ar kitais dirbtinio intelekto įrankiais.
Comments