Apie verslo skaitmenizaciją kalbama vis dažniau: prekyba keliasi į elektroninę erdvę, o socialiniai tinklai jau seniai yra naudojami klientų pritraukimui ir įvaizdžio formavimui. Jau nieko nestebina ir hibridinis darbo modelis bei nuotoliniu būdu vykstantys mokymai. Robotizacija didina darbo efektyvumą, o duomenų analitika gerina sprendimų priėmimą. Ar įmanoma būti geru personalo specialistu, nesidomint IT sprendimais? Jei prieš kurį laiką dar būčiau suabejojusi, kaip atsakyti į šį klausimą, šiandien esu užtikrinta: ne. Taigi IT įrankiai personalo valdymui: kokių jų būna ir kaip išsirinkti.
Ar personalo funkcija tikrai turi ieškoti IT sprendimų?
Efektyviai personalo valdymo funkcijai IT sistemos yra būtinos dėl kelių priežasčių:
darbo našumas, o kartu su juo ir darbo kaštų optimizavimas. Dėl efektyvesnių procesų atsiranda galimybė daugiau laiko darbe skirti tikrai pridėtinę vertę kuriančioms veikloms;
atviros naujovėms kultūros kūrimas. IT įrankiai, kaip ir patys personalo procesai, kuriuos administruojame šių įrankių pagalba, vienaip ar kitaip formuoja organizacijos kultūrą;
strateginei partnerystei reikia duomenimis grįstų sprendimų. IT įrankių turėjimas leidžia pagerinti duomenų kokybę bei savalaikiškumą ir taip pagrįsti personalo iniciatyvų svarbą, vertę;
vadovų ir darbuotojų patirties gerinimas bei valdymas.
Jei dar to nepadarėte, šie argumentai turėtų paskatinti aktyviau domėtis žmogiškųjų išteklių IT sprendimais. Kuo įmonė anksčiau paspartins personalo valdymo srities skaitmenizaciją, tuo šviesesnė ateitis jos laukia.
Personalo valdymo įrankių gausa ir įvairovė
Personalo valdymo įrankių pasiūla yra plati ir ganėtinai paini. Kad pasirinktumėte tinkamą sprendimą, Jums reikia ne tik žinoti savo įmonės poreikius, bet ir susipažinti su kiekviena sistema iš arčiau. Žinoti, kaip jos veikia, kuo viena nuo kitos skiriasi, taip pat - jų privalumus ir trūkumus. Netinkamai pasirinktas personalo valdymo įrankis gali tik kišti koją, todėl kviečiu atidžiau panagrinėti jų įvairovę.
Namudiniai sprendimai
Namudiniais sprendimais vadinu pačių sukurtas duomenų bazes: share point’ą, excel‘io failus ir t.t. Turbūt nerasime Lietuvoje įmonės, kuri nesinaudotų tokiais sprendimais. Taip pat prie tokių sprendimų priskirčiau situacijas, kai personalo valdymo sistemą atstoja atlyginimų skaičiavimo ar darbuotojų darbo laiko valdymo įrankiai. Tokie sprendimai tinka nedidelėms įmonėms, bet jei darbuotojų skaičius viršija 50, tokių įrankių gali neužtekti. Išskirčiau tokius namudinių sprendimų privalumus ir trūkumus:
Privalumai:
tiesiogiai susijusios išlaidos yra minimalios, neskaičiuojant laiko, skirto tiems įrankiams sukurti ir palaikyti;
galime nesudėtingai įrankį susikurti tokį, koks mums patogus naudoti.
Trūkumai:
tokie sprendimai yra fragmentuoti. Jie skirti spręsti vieną konkrečią užduotį, jų tarpusavio integracijos gali būti ne visada efektyvios. Administravimas vyksta rankiniu būdu, todėl yra didelė klaidų tikimybė;
didesnę vertę organizacijai nešančių įrankių kūrimui reikia papildomų kompetencijų, kurių tipinis personalo darbuotojas dažniausiai neturi.
Pavienės sistemos
Kai namudinių sprendimų nebeužtenka, įmonės dažnai renkasi pavienes sistemas (best-of-bread taktika). Šis pasirinkimas yra patrauklus dėl lankstumo (sprendžiame tik tai, kas tuo metu yra svarbiausia) ir santykinio pigumo. Pavienės sistemos - tai tokios sistemos, kurios yra sukurtos konkrečiai funkcijai:
atrankų valdymas (angl. recruitment sofware arba applicant tracking system);
darbuotojų veiklos planavimas ir vertinimas (angl. performance management software);
personalo administravimo sistemos (angl. HRIS, HRMS);
darbuotojų nuomonės tyrimo įrankis (angl. employee engagmenet tools and platforms);
papildomų naudų valdymo įrankis;
mokymų valdymas (angl. LMS, LXP, beje apie Lietuvoje naudojamas mokymų administravimo sistemas ir mokymų prioritetus kviečiu skaityti šiame straipsnyje);
atlygio skaičiavimas ( angl. payroll solutions);
darbo ir nedarbo laiko valdymas (angl. leave management systems);
užduočių valdymas (angl. task management) ir kt.
Naudojant pavienes sistemas, daugiausiai problemų kyla su analitika ir ataskaitų generavimu, nes duomenys yra išsibarstę po skirtingas vietas. Reiktų atskiro įrankio, kuris surinktų duomenis iš skirtingų sistemų ir skaičiuotų personalo valdymui svarbius rodiklius, pavyzdžiui, top talentų išlaikymą (informacija apie tai, kas yra top talentai, imama iš veiklos vertinimo sistemos, išdarbinimo ir etatų vidurkio informacija imama iš personalo administravimo sistemos).
Taip pat sunku užtikrinti gerą vadovų ir darbuotojų patirtį. Kadangi kiekvienai personalo funkcijai yra skirtas atskiras įrankis, reikia prisiminti, kokios tos sistemos yra, kur jas rasti ir ką jose daryti. Svarbu paminėti, kad įmonės vis dažniau atsisako IT sprendimų talpinamų jų pačių serveriuose ir renkasi SaaS (sofware as a service), kas iš esmės palengvina įrankių diegimą ir leidžia sparčiau pradėti jais naudotis. Tai daro naujos kartos pavienias sistemas ypač patrauklias.
Privalumai:
rinkdamiesi iš visos pasiūlos, kiekvienai personalo valdymo sričiai išsirinksite tą įrankį, kuris labiausiai atlieps įmonės poreikius, bus geriausiai išvystytas ir pritaikytas tai sričiai.
galėsite lanksčiai susidėlioti sau aktualių sistemų portfelį, pavyzdžiui, pasirinkti tik kandidatų valdymo sistemą ir personalo administravimo sistemą, o mokymus ar veiklos vertinimą palikti namudiniuose įrankiuose. Tai taip pat leidžia valdyti skaitmenizacijos lygį. Jei neturite didelio poreikio pilnam skaitmenizavimui, galėsite tai daryti palaipsniui: pradedant nuo tų funkcijų, kurias skaitmenizuoti yra svarbiausia.
iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti, kad tokia taktika yra finansiškai palankesnė, tačiau čia svarbu įvertinti ir sistemų integracijų kainą.
Trūkumai:
sistemos bus nesuintegruotos. Tai reiškia, kad, įvedus duomenis į vieną sistemą, panašius ar identiškus duomenis reikės pakartotinai vesti į kitą sistemą. Atsiranda papildomas darbas, klaidų tikimybė;
integracijos kainuoja;
sunkiau užtikrinti gerą darbuotojų ir vadovų patirtį;
kyla iššūkių su ataskaitomis ir analitika.
Sistemų rinkiniai (suite)
Žmogiškųjų išteklių valdymui skirti sistemų rinkiniai turi įvairius pavadinimus. Jie gali būti vadinami HRIS (HR information system), HRMS (HR management system), Talent management system ar HCMS. Visi šie pavadinimai plačiąja prasme gali būti vartojami kaip sinonimai. Pagrindinė šio IT sistemų rinkinio savybė yra ta, kad visos jame esančios sistemos tarpusavyje yra integruotos. Jis dengia visus esminius personalo valdymo procesus. Tai visapusiškas įrankis, administruojantis personalo procesus ir užtikrinantis gerą vartotojų patirtį, pavyzdžiui, vadovo ir darbuotojo savitarną. Beje, pasitelkiant sistemų rinkinį, tampa paprasčiau generuoti ataskaitas ar atlikti įvairias analizes. Tačiau tam, kad pastarieji procesai būtų vertingi, reikia išsigryninti, kokia analizė įmonei yra aktuali, ir numatyti skaičiavimo metodus.
Privalumai:
integruotas, holistinis įrankis, apimantis ne vieną procesą;
paprastas administravimas. Kadangi sistemos yra integruotos, nereikia ieškoti papildomų sprendimų duomenų harmonizavimui skirtingose sistemose;
geresnė darbuotojų ir vadovų patirtis. Viskas vienoje vietoje, paprasčiau apmokyti darbuotojus ir administratorius;
geresnė duomenų kokybė.
Trūkumai:
brangiausiai kainuojanti taktika;
ilgas diegimo procesas, reikalaujantis susitarimų, interesų derinimo įmonės viduje.
Kaip išsirinkti personalo valdymo sistemą?
Apie tai, kaip išsirinkti personalo valdymo sistemą, galima parašyti atskirą straipsnį. Štai keletas patarimų, kurie padės suplanuoti IT įrankių diegimą:
Nusimatykite skaitmenizacijos strategiją. Įsivertinkite, kokios yra opiausios personalo valdymo problemos jūsų organizacijoje, kokie yra organizacijos poreikiai ar personalo komandai keliami tikslai.
Suburkite tarpdisciplininę projekto komandą. Į tokią komandą įtraukite IT kolegas, pirkimų specialistus, jei įmonėje yra duomenų analitikų jie taip pat bus labai naudingi. Nepamirškite savo tikslinės auditorijos: darbuotojų ir vadovų atstovų.
Nusimatykite skaitmenizacijos taktiką: ar rinksitės pavienius sprendimus, ar sistemų rinkinį. Taip pat įsivertinkite, ar jums labiau tinka IT sprendimų talpinamų jūsų pačių serveriuose, ar geriau tiks SaaS sprendimai. Įsivertinkite biudžetą.
Surašykite savo reikalavimus. Neklauskite FB ar Linkedinn kanaluose, kam pasiteisino koks IT sprendimas. Tai kas veikia vienoje įmonėje, nebūtinai tiks jums dėl to, kad greičiausiai skiriasi IT infrastruktūra, procesai, tikslinės auditorijos poreikiai. Visa tai yra unikalu kiekvienai įmonei tad skirkite laiko išsivardinti savo poreikius.
Nusimatykite galimus tiekėjus. Dabar jau tinkamas metas klausti socialiniuose tinkluose, kam kokie sprendimai pasiteisino. Taip pat galite apsilankyti šiame puslapyje, kur IT sprendimai yra sugrupuoti pagal kategorijas, jie yra apžvelgiami ir pateikiama vartotojų įvertinimai.
Įvertinkite jums tinkamiausią sprendimą. Paprašykite, kad tiekėjai jums parodytų, kaip veikia sistema. Taip pat pasidomėkite įmonių ar organizacijų patirtimis, kurios jau diegė šį įrankį. Pateikite reikalavimų sąrašą ir įvertinkite tiekėjo tinkamumą.
Kalbant apie sistemas, neretai galima išgirsti, jog viena sistema yra geriau nei kelios. Tokiai minčiai puikiai tiktų citata, rasta Dan Miklovic straipsyje: „mažiau [sistemų] yra geriau nei daugiau, bet viena gali būti per mažai“.
Pabaigai: ar jau laikas galvoti apie IT sprendimus?
Pabaigoje norėčiau paminėti, jog prieš kelias dienas pasirodė straipsnis, kuriame skelbiama, kad stambiausia pasaulyje vadybos konsultavimo įmonė Accenture ketvirtadalį savo naujų darbuotojų apmokymų organizuoja per Metaverse, virtualių pasaulių tinklą. Taigi, kol vieni verslai sprendžia, ar verta pradėti diegtis personalo valdymo sistemas, kiti jau žengia į virtualią realybę, kur vyksta įvairūs apmokymai ir kitokio pobūdžio kolegų bendradarbiavimas. Neskubu vertinti, kas gerai ir kas ne, tiesiog tarp Lietuvos ir vakarų šalių matau didelį atotrūkį, verčiantį susimąstyti. Su šia mintimi ir atsisveikinu. Ačiū, kad skaitote, iki kitų kartų.
Šaltiniai:
留言