Sėkmingas LMS sistemos pasirinkimas ir diegimas: naudingi patarimai

Pastaraisiais metais vis daugiau organizacijų svarsto apie mokymų skaitmeninimą ir ugdymo valdymo sistemų (LMS) diegimą. Tai natūrali reakcija į pokyčius, kuriuos sukėlė hibridinis darbas, nuotoliniai mokymai ir auganti duomenų svarba. Tačiau LMS diegimas – tai ne vien IT projektas. Tai pokytis, keičiantis pačią mokymų funkciją, procesus ir mokymosi kultūrą.

Klausimas, kuris kyla daugeliui – nuo ko pradėti? Kaip pasirinkti tinkamą sistemą ir užtikrinti, kad ji taptų realiu įrankiu mokymuisi, o ne dar viena „lentyna“, kurioje kaupiami dokumentai ir testai? Taigi, kviečiame skaityti naudingus patarimus, ką daryti, kad sėkmingas LMS sistemos pasirinkimas ir diegimas būtų dar viena jūsų sėkmės istorija.

Kodėl verta turėti LMS?

LMS – tai ne tik vieta, kurioje laikomi mokymai. Tai centrinė mokymosi erdvė, leidžianti organizacijai planuoti, vykdyti ir vertinti ugdymą remiantis duomenimis.

Pagrindinės naudos, kurias įvardija organizacijos:

• Turinio skaitmenizacija. Tai mokymų turinio biblioteka. Visi mokymai – nuo įvadinių iki privalomųjų ar vadovų programų – fiksuojami vienoje sistemoje.

• Procesų automatizavimas. Registracijos, priminimai, pažymėjimai, ataskaitos – viskas vyksta automatiškai. Sumažėja rankinio darbo, o mokymų komanda gali daugiau dėmesio skirti turinio kokybei ir poveikio matavimui.

• Matavimai. LMS tampa duomenų šaltiniu, kuris leidžia kalbėti apie mokymosi rezultatus faktais, o ne nuojauta. Sistema leidžia matyti, kas mokosi, kiek laiko skiria, kokie rezultatai pasiekiami.

• Finansinė nauda – mažėja mokymų kaštai bei didėja administravimo efektyvumas.

Trumpai tariant – gerai pasirinkta ir išnaudojama LMS leidžia mokymų funkcijai pereiti iš operacinio lygmens į strateginį.

Ką sako Lietuvos organizacijos

Pagal 2023 m. „Mokymų planų ir prioritetų“ (MPP) tyrimo duomenis, kaina – toli gražu ne pagrindinis kriterijus, renkantis LMS. 76 % tyrime dalyvavusių organizacijų kaip svarbiausią kriterijų įvardijo patogumą naudotojui ar administratoriui. Toliau rikiuojasi:

• ataskaitos ir statistika (68 %),

• integracija su kitomis IT sistemomis (63 %),

• galimybė konfigūruoti pagal organizacijos poreikius (63 %).

Įdomu, kad lietuvių kalba svarbi tik trečdaliui respondentų (32 %), o žema kaina – dar mažesnei daliai (24 %). Tai rodo brandų požiūrį: svarbiausia ne mažiausia kaina, o reali vertė – funkcionalumas, integracijos ir vartotojų patirtis.

Trumpai tariant, Lietuvos organizacijos jau renkasi sprendimus, kurie padeda mokymus valdyti strategiškai, o ne tik techniškai.

Prieš pradedant: pasiruošimas svarbiausias

Prieš pradedant LMS paieškas, verta skirti laiko pasirengimui.Tai žingsnis, kuris dažnai atrodo smulkmena, tačiau būtent čia užgimsta sėkmės (ar nesėkmės) priežastys.

1. Pasidomėkite, ką siūlo rinka. Net jei turite favoritų, peržiūrėkite naujausius rinkos sprendimus. LMS funkcionalumai keičiasi greitai – nuo mikro mokymosi iki dirbtinio intelekto rekomendacijų.

   
   

2. Išsigryninkite prioritetus. Atskirai susirašykite must have funkcijas (be kurių nepirksite) ir nice to have – papildomas, bet nebūtinas galimybes. Tai padės priimti sprendimą racionaliai, kai pasiūlymai atrodys panašūs.

   
   

3. Numatykite integracijas. Pagalvokite, kokias sistemas LMS turėtų jungti: HR, dokumentų valdymo, IT saugumo ar net turinio platformas. Integracijos leis išvengti dubliavimo ir užtikrins duomenų vientisumą.

   
   

4. Suplanuokite procesus. Kuo daugiau mokymų rūšių – gyvi, nuotoliniai, e. mokymai, savišvieta – bus fiksuojama LMS’e, tuo išsamesnį vaizdą turėsite apie organizacijos mokymosi veiklą.

Pirkimo metu: testuokite ir klauskite

Kai jau turite kandidatų sąrašą, pereikite prie praktinio vertinimo. Šiame etape svarbiausia – ne tik funkcionalumai, bet ir vartotojo patirtis.

1. Išbandykite sistemą. Neužtenka pasižiūrėti pristatymo. Prisijunkite, atlikite realius veiksmus – kaip lengvai galima prisiskirti mokymą, peržiūrėti pažangą, generuoti ataskaitas. Pakvieskite ir kitus darbuotojus – administratorius, vadovus, eilinius vartotojus.

   
   

2. Palyginkite ne tik kainas, bet ir kainodarą. Kai kurios sistemos licencijuojamos pagal vartotojų skaičių, kitos – pagal aktyvius vartotojus, dar kitos taiko metinį palaikymo mokestį. Vertinkite ne tik pradinę kainą, bet ir ilgalaikį išlaikymo modelį.

   
   

3. Pasitikrinkite pagalbos lygį. Kiek greitai tiekėjas reaguoja į užklausas? Ar palaikymas bus lietuvių kalba? Ar bus skirta komanda diegimo metu? Tinkamas palaikymas dažnai lemia, kaip greitai sistema pradeda veikti pilnu pajėgumu.

Diegimo metu: struktūra, rodikliai, komunikacija

Kai sprendimas priimtas, prasideda etapas, nuo kurio priklauso, ar sistema taps kasdieniu įrankiu, ar liks IT projektų sąraše.

1. Apgalvokite organizacijos struktūrą sistemoje. Kaip bus atvaizduoti skyriai, pavaldumai, komandos? Tai turės tiesioginės įtakos ataskaitoms ir administravimui. Pavyzdžiui, ar vadovas matys savo pavaldinių mokymosi statusą?

   
   

2. Fiksuokite visas mokymų rūšis. Įtraukite tiek gyvus, tiek nuotolinius, tiek privalomuosius mokymus – net jei jie nevyksta sistemoje, jie turėtų būti registruojami. Taip matysite pilną mokymosi paveikslą.

   
   

3. Apibrėžkite rodiklius. Kokius duomenis rinksime? Mokymosi valandos, užbaigimo rodikliai, vadovų įsitraukimas? Įsitikinkite, kad sistema leidžia automatiškai rinkti šią informaciją.

   
   

4. Komunikacija, komunikacija ir dar kartą komunikacija. Sėkmingas diegimas priklauso ne tik nuo technologijos, bet ir nuo to, kaip apie ją kalbama. Aiškinkite, kodėl sistema diegiama, ką ji palengvins, kaip keisis procesai. Kuo daugiau žmonių supras naudą, tuo greičiau priims pokytį.

Sėkmingas LMS sistemos pasirinkimas ir diegimas – tai ne projektas, o procesas

LMS diegimas dažnai atrodo kaip vienkartinis IT projektas su aiškia pabaiga. Iš tiesų – tai nuolatinis procesas. Sistema gyva tiek, kiek gyvas mokymasis organizacijoje.

Tinkamai pasirinkta ir įdiegta LMS tampa ne tik technologiniu įrankiu, bet ir mokymosi kultūros pamatu. Ji leidžia priimti duomenimis grįstus sprendimus, geriau matuoti rezultatus ir kurti nuoseklesnę darbuotojų ugdymo sistemą.

Skaitmenizacija nėra tik apie įrankius. Ji apie tai, kaip mes suprantame mokymąsi, kaip kasdienį procesą, atsakomybę ir vertę, kurią kuriame tiek sau, tiek organizacijai.

Straipsnio autorė Agnė Ignotienė –

e. mokymų kūrėja, mokymų efektyvumo konsultantė, lektorė ir, kartu su PVPA atliekamo, metinio tyrimo „Mokymų planai ir prioritetai Lietuvoje“  sumanytoja.

Daugiau kaip dvidešimt metų dirbdama su mokymosi strategijomis ir darbuotojų kvalifikacijos kėlimu, ji padeda organizacijoms kurti šiuolaikiškas, skaitmenine mokymosi patirtis.

Agnė specializuojasi e. mokymų dizaino, mokymosi analitikos, procesų brandos ir mokymų veiksmingumo temose, o šis straipsnis yra jos ilgalaikės misijos dalis didinti mokymų funkcijos brandą Lietuvoje bei įkvėpti TirU (L&D angl.) organizacijas tobulėti nuosekliai ir kryptingai.