Kaip 18 valandų gyvų mokymų virto 4,5 valandų e. mokymų programa

Tarptautinėms organizacijoms darbuotojų įvedimas į darbą dažnai yra gerokai sudėtingesnis nei vien kelių dienų mokymų organizavimas. Ypač tada, kai produktas yra nišinis, sudėtingas, o jo supratimui reikia ne tik techninių žinių, bet ir platesnio verslo procesų išmanymo.

Su tokia situacija susidūrė mūsų klientas – Olandijos įmonė „Dycotrade“, kurianti ERP sistemą didmenine žaliavų prekyba užsiimančioms organizacijoms. Įmonė veikia tarptautinėje aplinkoje: jos klientai išsidėstę visame pasaulyje, o darbuotojai dirba įvairiose šalyse. Tokiame kontekste žinių perdavimas tampa ne tik ugdymo, bet ir veiklos tęstinumo klausimu.

Situacija: sunku apmokinti naujus darbuotojus

Kaip ir daugelis augančių tarptautinių įmonių, klientas susiduria su darbuotojų kaita. Šiuo atveju ji ypač jautri, nes kiekvieno naujo darbuotojo apmokymas reikalauja daug laiko, vidinių ekspertų dėmesio ir organizacinių resursų.

Produktas, su kuriuo dirba darbuotojai, nėra standartinis. Jis paremtas specifine verslo logika, todėl nauji komandos nariai turi suprasti ne tik pačią sistemą, bet ir fundamentinius prekybos principus, kuriuos ta sistema atspindi. Tokie mokymai negali apsiriboti vien funkcijų parodymu ekrane. Reikia paaiškinti, kodėl procesai sistemoje atrodo būtent taip, kaip jie siejasi su realia prekybos praktika ir kaip vieni sprendimai veikia kitus.

Iki projekto pradžios mokymai buvo vykdomi gyvai. Tam reikėdavo paskirti datą, suburti dalyvių grupę, suderinti lektorių laiką ir užtikrinti, kad žmonės galėtų dalyvauti. Kai kuriais atvejais tai reiškė ir keliones. Vien logistikos funkcionalumui pristatyti būdavo skiriamos trys dienos, iš viso 24 valandos mokymų veiklos.

Toks modelis veikė, tačiau turėjo aiškių ribų. Mokymai vyko tada, kai pavykdavo juos suorganizuoti, o ne tada, kai jų konkrečiam žmogui reikėjo labiausiai.

Iššūkis: padidinti mokymų prieinamumą, nesumažinant jų kokybės

Kliento tikslas nebuvo tiesiog pakeisti gyvus mokymus kitu formatu. Reikėjo rasti sprendimą, kuris padėtų sumažinti pasikartojančias laiko ir kaštų sąnaudas, bet kartu išlaikytų turinio kokybę.

Kaip užtikrinti, kad naujas darbuotojas reikiamas žinias gautų lauku, nepriklausomai nuo grupės ar lektoriaus prieinamumo?

Svarbiausias klausimas buvo labai praktiškas: kaip užtikrinti, kad naujas darbuotojas reikiamas žinias gautų laiku, nepriklausomai nuo to, ar tuo metu yra sudaryta grupė, ar lektorius turi galimybę vesti sesiją?

Tam reikėjo peržiūrėti jau turimą mokymų medžiagą ir paversti ją savarankiškam mokymuisi tinkamu turiniu.

Sprendimas: iš 18 valandų įrašų – 7 moduliai LMS sistemoje

Projekto pradžioje klientas mums perdavė trijų dienų gyvų mokymų vaizdo įrašus. Iš viso tai sudarė apie 18 valandų turinio.

Gyvų mokymų įrašai visada yra vertingi, bet jie retai būna tinkami tiesioginiam perkėlimui į e. mokymus. Tokiuose įrašuose natūraliai atsiranda pasikartojimų, spontaniškų nukrypimų, auditorijos klausimų, ilgesnių perėjimų tarp temų. Visa tai gyvoje sesijoje turi savo vietą, tačiau savarankiškam mokymuisi reikia kitokios logikos.

Todėl mūsų užduotis buvo ne „sutalpinti“ įrašus į skaitmeninį formatą, o išgryninti jų esmę. Peržiūrėjome visą medžiagą, atrinkome svarbiausią turinį, suskirstėme jį į aiškią struktūrą ir sukūrėme mokymosi kelią, kuriuo darbuotojas galėtų eiti nuosekliai, savo tempu.

Iš 18 valandų vaizdo įrašų į 7 Rise modulius

Galutinis rezultatas – 4,5 valandų e. mokymų turinio, suskirstyto į 7 modulius. Visi moduliai buvo patalpinti kliento ugdymo valdymo sistemoje (LMS), kad darbuotojai galėtų juos pasiekti tada, kada reikia.

Kuo šis projektas buvo svarbus klientui

Šio projekto vertė buvo ne vien trumpesnis mokymų turinys. Svarbiausia tai, kad mokymai tapo lengviau prieinami, lankstesni ir nuoseklesni.

Klientas sumažino gyvų mokymų organizavimo sąnaudas, nes nebereikėjo nuolat derinti sesijų, grafikų ir skirti tiek daug ekspertų laiko pasikartojančiam turinio perteikimui. Kartu pasikeitė ir pats mokymų prieinamumo principas: darbuotojams nebereikia laukti tinkamos datos ar susiformavusios grupės, jie gali mokytis tada, kada to reikia. Be to, organizacija įgijo daugiau nuoseklumo, nes esminės žinios visiems darbuotojams dabar perduodamos aiškia ir vienoda struktūra.

Kodėl tai svarbu globaliai veikiančioms organizacijoms

Tarptautinėse įmonėse mokymai tiesiogiai susiję su tuo, kaip greitai naujas darbuotojas pradeda dirbti savarankiškai, kiek resursų reikia jo pasirengimui ir kaip organizacija išsaugo svarbias žinias.

Gyvų mokymų ir e. mokymų palyginimas

Kai mokymai priklauso tik nuo gyvų sesijų, organizacija tampa priklausoma nuo kalendorių, logistikos ir žmonių užimtumo. Perkėlus dalį žinių į e. mokymus, atsiranda daugiau lankstumo, aiškumo ir tęstinumo. Būtent tai ir buvo svarbiausias šio projekto rezultatas: mokymai tapo prieinami ne tada, kai pavyksta juos suorganizuoti, o tada, kada jų iš tikrųjų reikia darbuotojui ir verslui.

Pabaigai

Šis projektas dar kartą parodė, kad e. mokymai didžiausią vertę kuria ne tada, kai tiesiog pakeičia gyvą formatą, bet tada, kai leidžia organizacijai mokyti žmones tiksliau, lanksčiau ir tinkamu momentu.

Kai iš 18 valandų gyvų sesijų sukuriama 4,5 valandų aiškiai struktūruoto turinio, laimi ir darbuotojas, ir organizacija: vienas gali mokytis tada, kada reikia, kita – greičiau ir nuosekliau perduoti svarbiausias žinias.

Straipsnio autorė Agnė Ignotienė – e. mokymų kūrėja, mokymų efektyvumo konsultantė ir lektorė. Dirba su organizacijomis, kurios siekia ugdymą paversti apčiuopiama verte: nuo mokymosi strategijos ir kompetencijų logikos iki e. mokymų sprendimų, procesų ir veiksmingumo vertinimo. Agnė yra metinio tyrimo „Mokymų planai ir prioritetai Lietuvoje“ (MPP) sumanytoja.