Mokymų efektyvumo matavimas: atvejų analizės

Praėjusį menėsį rašiau apie tai, kodėl organizacijoms verta matuoti mokymų efektyvumą ir kaip tai daryti teoriškai (jeigu neskaitėte, čia galite susipažinti su tekstu).

Tačiau pastebiu, kad mokymų efektyvumo matavimas - tai tema, kuri dažnai ir lieka teoriniame lygmenyje. Pasigendu realių atvejų analizių. Todėl nusprendžiau pasigilinti, kaip gi mokymų efektyvumas yra matuojamas praktiškai. Girteka Group ir Coffee Address - tai Lietuvos organizacijos, kurios matuoja mokymų poveikį ir sutiko pasidalinti savo gerosiomis praktikomis su manimi. Kviečiu susipažinti su šiais skirtingų sektorių pavyzdžiais, kurie, tikiu, įkvėps ir jus matuoti mokymų efektyvumą.

Girteka Group: kaip pamatuoti pardavimų mokymų efektyvumą?

Kontekstas ir problema

Girteka Group – viena didžiausių Europos logistikos įmonių, valdanti tūkstančius vilkikų ir teikianti kelių transporto paslaugas visame žemyne. Girteka Group turi centralizuotą mokymų centrą, kuris atsakingas už darbuotojų ugdymą skirtinguose padaliniuose ir aktyviai bendradarbiauja su verslo vadovais nustatant mokymų poreikius ir vertinant jų poveikį.

Vienas iš pardavimų padalinių norėjo pagerinti savo pardavimų rezultatus, todėl kreipėsi į mokymų komandą, norėdami organizuoti mokymus savo pardavimų komandoms. Vyko keletas parengiamųjų susitikimų su verslo vadovais siekiant išgryninti problemą ir įvardinti rodiklius, kuriais galima būtų pamatuoti, kaip pavyko išspręsti problemą.

„Didžiausias iššūkis – verslui konkrečiai įvardinti problemos esmę, kokią problemą nori spręsti ir kaip ją pamatuos. Bet to neužtenka. Dar reikia įvardinti, kokia kompetencija daro įtaką konkrečiam KPI“, – sako Rūta Mikalauskienė, Girtekos mokymų vadovė.

Sprendimas

Išgryninus pardavimų proceso taisytinas vietas, buvo nuspręsta adaptuoti esamą „Sales Bootcamp“ 6 mokymo dalių programą. Todėl buvo sukurta adaptuota 12 savaičių pardavimų mokymų programa, kuri susidėjo iš 6 sesijų po 3 valandas bei namų darbų dalyviams ir jų vadovams.

Buvo akcentuojama prieštaravimų valdymo, klausimų sudarymo technikos, produkto žinios,  derybų įgūdžiai. Mokymų programą vedė vidinių mokymų treneris Arnoldas Dalinkevičius, ilgą laiką dirbęs pardavimuose bei pardavimų mokymų srityje ir turintis gilų supratimą apie įmonės veiklą ir klientų specifiką. Mokymai buvo privalomi atitinkamų komandų darbuotojams. Grupės buvo mišrios – į jas įtraukti tiek stipresni, tiek mažiau patyrę darbuotojai. Mokymai organizuoti nuotoliu dėl skirtingose šalyse ir įvairiose lokacijose esančių mokymų dalyvių.

Matavimas: nuo KPI iki įsitraukimo

1. KPI analizė prieš ir po: Matuojamas konversijos santykis („opportunity-to-sale“) komandoje iki mokymų, jų metu ir po jų. Duomenys lyginami su nedalyvavusia grupe – taip eliminuojamas sezoniškumo ar kitų veiksnių poveikis.
   

2. Dalyvavimo vertinimas : Stebimas kiekvieno dalyvio prisijungimo laikas, kameros įjungimas, užduočių atlikimas, praktinis žinių taikymas darbe, refleksijos, bendras dalyvio įsitraukimas. Kiekvienas mokymų ciklas aptariamas su vadovais – darbuotojų elgesio pokyčiai fiksuojami.
   

3. Vadovų įsitraukimas: Organizuojami bendri bei individualūs susitikimai su dalyvių vadovais, skiriami jiems „namų darbai“ – aptarti mokymus, skatinti įgytų įgūdžių taikymą.
   

4. Analitika: Programos sėkmei būtinas duomenų analitiko įsitraukimas. Tai leidžia susieti dalyvavimą su verslo rezultatais.

   
   

Rezultatas: duomenimis pagrįstas pokytis

Mokymų programa pasiteisino ir davė teigiamą pokytį. Duomenys parodė, kad aktyvesnės komandos, kuriose buvo stipresnis vadovų įsitraukimas, pardavimų rezultatai augo. Be pagrindinio tikslo, programa sukūrė ir papildomos vertės: vadovai įgijo gilesnį supratimą apie savo komandos narių stiprybes ir ugdymo poreikius. Tai leido priimti tikslesnius sprendimus dėl komandų veiklos rezultatų gerinimo ir tolimesnės plėtros.

„Turėjome viską – kiek dalyvavo, kiek reflektavo, kiek pardavė. Tokie duomenys leidžia kalbėti faktais, o ne spėjimais“, – dalijasi Rūta.

Coffee Address: kaip pamatuoti vadovų ugdymo poveikį?

Kontekstas ir problema

„Coffee Address“ – kavos paslaugų įmonė, veikianti Lietuvoje, Latvijoje ir Estijoje. Organizacija identifikavo poreikį nuosekliai ugdyti įvairaus lygio vadovų kompetencijas, kurios prisidėtų prie sėkmingo komandos valdymo ir verslo augimo. Tikslas – sukurti programą, kuri ne tik skatintų vadovų tobulėjimą, bet ir leistų objektyviai įvertinti, kokį pokytį šis tobulėjimas sukuria aplinkai.

Sprendimas: individualizuotas vadovų augimo planas

Vadovams buvo pristatyta galimybė savanoriškai dalyvauti programoje, kurioje jie galėjo pasirinkti auginti aktualiausias lyderystės kompetencijas. Programa buvo paremta 360° tyrimu: kiekvienas vadovas gavo grįžtamąjį ryšį apie savo stiprybes ir tobulintinas sritis. Remdamiesi šiais duomenimis, vadovai:

• išsirinko 1–2 pagrindines kompetencijas, kurias nori stiprinti;
  

• suformulavo asmeninius augimo tikslus ir veiksmų planus;
  

• šiais tikslais pasidalino su artimiausia savo darbo aplinka (komandos nariais ir kolegomis), kad užtikrintų skaidrumą ir įsitraukimą.
  

Kiekvieną mėnesį vadovai:

• grįždavo į savo komandą pasitikrinti, kaip jiems sekasi įgyvendinti pasirinktus tikslus;
  

• dalyvaudavo individualiuose koučingo susitikimuose, kuriuose aptardavo progresą, kylančius iššūkius ir tolesnius žingsnius.
  

Matavimas: aiškus prieš–po modelis

Programos pabaigoje 360° metodu buvo atliktas pakartotinis vertinimas, kurio metu vadovo aplinka įvertino pokytį pasirinktoje kompetencijoje skalėje nuo –3 iki +3. Vidutinis visų programoje dalyvavusių vadovų pokyčio įvertinimas siekė +2,4 – tai aiškiai rodo reikšmingą elgsenos pokytį darbo vietoje.

Rezultatai: kompetencijų augimas ir organizacinė kultūra

Nors kiekvienas vadovas dirbo su savo pasirinktomis kompetencijomis, programa sukūrė ir papildomą poveikį:

• Vadovai, stiprinę gebėjimą priimti sprendimus, taip pat pagerino grįžtamojo ryšio teikimo įgūdžius.
  

• Tie, kurie koncentravosi į komandos motyvavimą, sustiprino savo autoritetą ir pasitikėjimą savimi.
  

• Vadovai, dirbę ties įtraukimu, patobulino delegavimo įgūdžius.
  

Bendras rezultatas – visos organizacijos mastu sustiprėjusi grįžtamojo ryšio kultūra. Įmonėje buvo aiškiai pastebėta nuolatinio pasitikrinimo nauda: kai tikslas žinomas, o progresas aptariamas atvirai – didėja atsakomybė, pasitikėjimas ir efektyvumas.

Mokymų efektyvumo matavimas: žodis pabaigai

Šie du praktiniai pavyzdžiai rodo, kad mokymų efektyvumą įmanoma pamatuoti, jei tam skiriamas tikslingas dėmesys, t. y. aiškiai apibrėžiami tikslai, stebimi pokyčiai, įtraukiami vadovai ir sistemingai analizuojami duomenys. Tiek Girteka Group, tiek Coffee Address atvejai patvirtina: kai mokymai yra integruoti į verslo strategiją ir grįsti duomenimis, jie tampa ne tik investicija į žmones, bet ir į apčiuopiamą organizacijos rezultatų augimą. Matavimas padeda kalbėti faktais, o ne nuojautomis, būtent tai kelia ugdymą į strateginį lygmenį.